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Word郵件合并實(shí)例:批量制作有照片的工作證

[日期:2008-06-20] 來(lái)源:  作者:wangyongxue [字體: ]
 Word郵件合并是一項(xiàng)十分有用的功能。現(xiàn)在我給大家介紹一則Word郵件合并應(yīng)用實(shí)例,制作有姓名、部門、編號(hào)、照片的工作證

  素材的準(zhǔn)備

  這里的素材主要是每個(gè)職工的照片,并按一定的順序進(jìn)行編號(hào),照片的編號(hào)順序可以根據(jù)單位的數(shù)據(jù)庫(kù)里的職工姓名、組別順序來(lái)編排。然后可以把照片存放在指定磁盤的文件夾內(nèi),比如“E:\職工信息”。

  建立職工信息數(shù)據(jù)庫(kù)

  使用Excel表格建立“職工信息表”,在表中要分別包括職工的姓名、組別、編號(hào)和照片,姓名、組別可以直接從單位數(shù)據(jù)庫(kù)里導(dǎo)入,姓名、編號(hào)的排列順序要和前面照片的編號(hào)順序一致,照片一欄并不需要插入真實(shí)的圖片,而是要輸入此照片的磁盤地址,比如“E:\\職工信息\\001.jpg”,注意這里是雙反斜杠,制作完成后把該工作簿重命名為“職工信息”,如圖 1所示。

Word郵件合并應(yīng)用實(shí)例:批量制作有照片的工作證1

圖1

  創(chuàng)建工作證模版

  啟動(dòng)Word 2003,現(xiàn)在先建立一個(gè)主文檔,設(shè)計(jì)排版出如圖2所示的一個(gè)表格來(lái),這里你可以把邊框設(shè)置為“無(wú)”,這些內(nèi)容也是工作證中不會(huì)變動(dòng)的部分。當(dāng)然,這僅是一個(gè)示例,你完全可以設(shè)計(jì)出更好看的版式來(lái)。

Word郵件合并應(yīng)用實(shí)例:批量制作有照片的工作證2

圖2

  添加域

  步驟1 選擇“視圖|工具欄|郵件合并工具”菜單項(xiàng),調(diào)出“郵件合并”工具欄。

  步驟2 點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕(左邊第二個(gè)圖標(biāo)),彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框,選擇剛才建立的“職工信息表”,點(diǎn)擊“打開”按鈕,彈出“選擇表格”對(duì)話框,在“選擇表格”對(duì)話框中選擇“職工信息$”,如圖3所示。點(diǎn)擊“確定”按鈕返回主文檔。

Word郵件合并應(yīng)用實(shí)例:批量制作有照片的工作證3

圖3

  步驟3 將光標(biāo)定位到“姓名”后一單元格,點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕(左邊第六個(gè)圖標(biāo)),彈出“插入合并域”對(duì)話框,在該對(duì)話框中的域列表中選擇“姓名”,點(diǎn)擊“插入”按鈕,將其插入到指定位置,如圖 4所示。點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕返回到主文檔。

Word郵件合并應(yīng)用實(shí)例:批量制作有照片的工作證4

圖4

  步驟4 以相同的方法,將“組別”、“編號(hào)”域分別插入到主文檔中相應(yīng)的位置。

  步驟5 將光標(biāo)定位于“××中學(xué)工作證”右下邊大的單元格內(nèi),我們要在此顯示職工的照片。按“Ctrl+F9”來(lái)插入域,此時(shí)單元格內(nèi)會(huì)出現(xiàn)一對(duì)大括號(hào),在其中輸入“INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"”(不含外邊引號(hào)),注意其中的大括號(hào)也是按“Ctrl+F9”來(lái)插入的。

  步驟6 最后點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“合并到新文檔”按鈕(右邊第4個(gè)圖標(biāo)),將根據(jù)職工信息表中的記錄數(shù)來(lái)批量制作“工作證”,并重新生成Word文檔,至此,“××中學(xué)工作證”制作完畢。然后直接打印就行了。

  小提示:如若新生成的文檔中沒(méi)有顯示圖片或所有的圖片顯示的是一個(gè)人,沒(méi)關(guān)系,你可以按“Ctrl+A”全選,然后按F9鍵對(duì)文檔進(jìn)行刷新。還不行,你只有把這個(gè)文檔先保存關(guān)閉了,然后再打開,全選,按F9鍵對(duì)文檔進(jìn)行刷新。

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